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お役立ち情報

移転プランの策定
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オフィス・レイアウト・プランニング
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移転手続き
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引越
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入居後の確認
移転プランの策定
 移転する目的は
固定経費の削減 企業イメ−ジの向上
業務効率の改善 戦略的な拠点設置など
オフィス環境の改善    

 移転先の条件設定
実際に使用する用途 設備面
立地条件 移転時期
使用する面積 予算面など
移転時期について、現在賃借している建物から移転をする場合は契約している内容により解約予告が違う事があり考慮する必要があります(通常3ヶ月前又は6ヶ月前など)。

オフィスの選定
 ビル情報の収集
マーケットはつねに、経済状況や需給バランスにより変化しています。
幅広い情報を収集するためにもオフィス専門の仲介業者に相談することが一番です。
依頼する場合は希望条件をできる限り詳細に伝える事がより良い情報を得るポイントです。

 現地確認のポイントとして
立地条件は?
最寄駅からの距離・物件周辺の環境
建物の外装・エントランスの広さ・室内の形状
共用部分の使用勝手
室内の天井高・空調・ビルの使用制限
管理体制・OA設備に対応できるかなど確認が必要です。
物件周辺の金融機関・飲食店等の商業施設・ビジネスコンビニなど確認しましょう。
実質有効面積について、廊下やトイレなど共用部分の負担についての有無や契約面積の内、実際に使用できるスペ−ス・柱の数、位置等も図面と比較しながら確かめましょう。
最近は、給湯室やトイレ・化粧室などは女性の視点を取り入れる事も重要です。
天井高については最低2.5m以上(新築や大型ビルについては2.6m以上)が望まれます。
空調については各部屋ごとに制御できる個別空調が望まれます。大型ビルについてはビル全体で制御するセントラル空調が多く、その場合は空調の運転時間、時間外の空調費などの別途費用がかかる場合があるので事前確認しましょう。
管理体制については有人管理かコンピュ−タによる24時間対応の警備システムか確認しましょう。
OA設備について床配線方式(フリ−アクセス・3WAYフロア−ダクト・アンダ−カ−ペット)や電気容量・電話回線(増設等可能かどうか)・大型コンピュ−タ・書棚等設置する場合には床荷重等も確認しましょう。
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新オフィス決定
 最終的な候補物件の選出をしたら、もう一度賃貸し条件の確認をしましょう
敷金・保証金の額
賃料・共益費に含まれる項目
その他の費用負担等
確認作業が済んだら借室申込書の作成及びビルオ―ナ―に会社概要を添付の上提出します。
申込の際にオ−ナ−に対して要望等ある場合は一緒に明記します。
オ−ナ−は取引銀行や調査会社を通じて情報収集し、条件面等総合的に勘案し1週間〜10日間後位に返答します。その場合、他テナントとの競合などの事情により不承諾となるケ−スも少なくありません。予め第2候補等選定しておくことも、移転計画を効率よく進めるため肝要です。
現在入居している賃貸借契約書をチェックし、ビルオ−ナ−に対して解約予告を提出(文書にて)します。通常3ヶ月〜6ヶ月前までの予告期間が必要です。しかし事情により中途解約となるケ−スは予告期間に相当する賃料等支払わなければならない場合があります。明渡し月の精算方法や敷金・保証金の返還方法・金額について確認しましょう。
退去時、原則として貸室内を原状に戻して返還します。その際に工事方法や費用負担等入念な打ち合わせが必要です。
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新オフィスの契約
 オーナーからの承諾が出たら、契約書の内容を雛形で確認します。
少しでも質問等あれば早めにオ−ナ−側に伝えておきます。
契約書の内容を確認し、すべての条項チェックが済んだら正本したものに調印を行います。

 契約時の必要な書類として
会社謄本
会社の印鑑証明書
代表者個人の印鑑証明書・住民票等があります。
契約によっては、手付金(一般には保証金・敷金の20%以内)が必要な場合があります。
契約書の内容について、敷金・保証金の増減について(賃料Oヶ月分等)賃料が変更した場合の方法や返還時期、方法なども確認しておきます。
賃料、共益費の起算日や毎月の支払時期や方法、更新の際の賃料、共益費の改定方法・更新料の有無・償却の有無や方法なども確認しましょう。
最近では、実印の持ち出し等出来ない場合もあり、持ち回りで行うケ−スもあります。その際には入金方法(一般的に契約日前日までの入金)や契約書の捺印の箇所なども確認が必要です。
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オフィスプランニング
オフィス移転はオフィスの問題点を改善又は解決できる好機です。
その際に問題点を整理しておきます。
社員一人当たりのワ−クスペ−スや通路幅の確保
受付、来客スペ−スの確保
役員室、会議室、リフレッシュル−ム、書庫の確保など
上手く機能できるかゾ−ニングしながら配置します。
将来的に拡張性があるか等も初期の段階で確認しましょう。
OA化により、室内全面禁煙の企業も少なくありません。特に喫煙室やリフレッシュル−ム等のスペ−ス確保も重要です。
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移転手続
 移転日時の決定
他のテナントと重ならないようにビルオ−ナ−とよく相談しましょう。
各官庁への届出 法務局への届出 移転のケ−スや場所によって提出書類が異なるので事前に問い合わせる。
特に本社移転の場合、定款の変更や類似商号の確認などが必要です。
税務署への届出 移転登記後、登記簿謄本か抄本を添えて納税地移転の届出書を新・旧税務署に提出します。
地方税事務所への届出 登記簿謄本を添付して事業開始等申告書提出します。
電話の移転 1ヶ月前から受け付ています。現在受け持ち電話局と移転先の電話局で手続きをします。移転案内サ−ビスも必ず申し込みましょう。
その他に、郵便局への移転手続き・リ−ス機器会社への手配・購読新聞の変更手続き・保険等の契約変更手続き等があります。
印刷物等の表示変更 案内状や名刺・ゴム印・封筒類、会社案内等も発注の手配をしましょう。
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引越
事前に個人別、会社別に持っていく物と廃棄する物を仕分けします。
運送会社や内装工事会社、その他工事会社に早めに見積もりや手配を依頼します。
OA機器などは特に注意が必要です。
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入居後の確認
当初の設計通りに配置されているか確認します。
OA機器、通信関係、電気関係稼動しているか等も確認しましょう。
安全管理等についてマニュアル化やデ−タベ−ス化を図りスム−ズな運用管理を行いましょう。
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